6月が終わるこの時期に何をするかが勝負


四半期決算がなければ、多くの会計事務所は7月から閑散期に入ります。

この時期に繁忙期に向けた準備やインプットをすることが重要になります。

 

単純作業は繰り返さない

会計事務所勤務者に限らず、事務作業をするにあたってはエクセルは避けて通れません。

集計や分析作業は、エクセルで効率化を図ることができるからです。

40代で若手とされる業界にあって、他業界からの流入でない純粋培養である場合、旧態依然とした紙ベースでの作業に慣れてしまっている人は少なくありません。

いまだに伝票を紙で起票したり、何百件とある台帳を手書きしたりしているのです。

エクセルで作業していても、手入力で金額を更新していては手書きしているのと変わりません。

検証欄を設けて、できる限り自動化することが重要です。頻繁に使用する関数も”SUMIF”や”VLOOKUP”など限られたものだと思います。

最初に業務改善する場合には、労力と時間を費やし、精神的にも気乗りするものではありません。

この際のモチベーションは、「生産性のないこの単純作業を毎回繰り返すのか」と自問することです。

 

その基礎資料は必要か

作業をする場合、お客様から資料を依頼することがあると思います。

それが基礎資料となる場合、できる限りCSV形式でもらいましょう。

引き継いだ仕事で、資料をFAXでやり取りしている会社がありました。

前任者は退職していたため理由は聞けませんでしたが、先方に問い合わせると過去の方法を踏襲しているとのこと。

お客様もCSVで吐き出して、出力したものをスキャンしてFAXするといった手間をかけていました。

こちらもFAXの紙データを手計算で集計し、検算をしてデータ入力していました。

しかし、CSVでデータのやり取りするようになってからは、そのデータを貼り付けて検証値に差額が出なければ正とすることで済ませ、作業時間は1/3以下になっています。

このようなケースは作業を見直してみると、意外に多いと思います。

 

システムの情報を仕入れる

法人はまだ発展途上ですが、個人事業におけるクラウド会計の市場は完成しつつあります。

個人のお客様で入力データの確認だけに毎月訪問していたような場合、クラウドで逐一確認できれば訪問の必要はなくなります。

また、レシートや請求書の束を送ってくるお客様の場合、コピーやスキャンして記帳代行しているならば、卓上スキャナーから仕訳の読み込みまで自動化できる環境もあるようです。

私が勤務する会計事務所は、所長がクラウド反対派なため、事務所として導入のタイミングはだいぶ先なのでしょうがクラウドに限らず、システムは日進月歩で進歩しているため、昨日できなかったことが明日にはできているかもしれません。

システムの動向は、常にウォッチすることが重要です。

 

【編集後記】

パズドラのランキングダンジョンは、結局15%で終了でした。

王冠(上位1%)を獲得できる日はいつになるやら。。。

 

【一日一新】

住民税普通徴収での納付